No mundo empresarial de hoje, a importância da gestão de documentos na área de Recursos Humanos (RH) é indiscutível. Esse aspecto se destaca especialmente quando consideramos a segurança dos documentos, evitando perdas e vazamentos de informações sensíveis para terceiros.
A gestão adequada de documentos permite que o RH mantenha um controle preciso sobre todos os arquivos e garanta a confidencialidade das informações dos colaboradores e da empresa. Um dos benefícios mais notáveis da gestão de documentos é a facilidade de acesso às informações.
Com um sistema eficiente, o RH pode consultar rapidamente documentos relevantes de colaboradores ou da empresa. Isso proporciona uma resposta ágil a situações emergenciais ou a necessidade de tomadas de decisões informadas. A disponibilidade de documentos em formato digital também elimina a dependência de arquivos físicos, agilizando o processo de busca e proporcionando maior produtividade no ambiente de trabalho.
A gestão de documentos torna o processo de tomadas de decisões e contratações – por parte do setor de RH – rápidas e melhores.
Outra vantagem significativa é a facilidade na contratação de trabalhadores remotos. Com todas as informações facilmente acessíveis e visíveis, o processo de contratação de novos colaboradores se torna mais ágil e simplificado.
A gestão de documentos bem estabelecida permite que o RH compartilhe de forma rápida e eficiente as informações necessárias para a contratação, reduzindo burocracias e tornando o processo mais eficaz.
É importante ressaltar também o papel da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor desde 2020, no contexto da gestão de documentos. Essa legislação tem o objetivo de proteger a privacidade e a segurança dos dados pessoais dos indivíduos. Com a gestão adequada de documentos, o RH pode se adequar às exigências da LGPD e garantir que as informações dos colaboradores sejam tratadas de acordo com as diretrizes estabelecidas, evitando penalidades legais e preservando a confiança dos colaboradores.
A importância da gestão de documentos no departamento de RH é evidente em diferentes aspectos. A segurança dos documentos, a disponibilidade rápida de informações e a facilidade na contratação de trabalhadores remotos são benefícios diretos dessa prática.
Além disso, a conformidade com a LGPD fortalece a gestão de documentos, contribuindo para a proteção dos dados pessoais e o cumprimento das regulamentações legais. Investir na implementação de uma sólida gestão de documentos é essencial para o sucesso e a eficiência do departamento em uma era cada vez mais digitalizada.
*Marcelo Araújo é Diretor Comercial na Ebox Digital. Tem mais de 25 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços, executivo com atuação em clientes de médio e grande porte, destacando vivência em empresas de software, BPO, gestão eletrônica de documentos , ECM e BPM.
